1. Хто відповідає за обробку даних
Володільцем і розпорядником персональних даних, які обробляються в Eventica, є Міжнародний благодійний фонд «Карітас України» (далі — Організація, «ми»). Сайт: caritas.ua. Електронна пошта для запитів щодо персональних даних: legal@caritas.ua. Загальні контакти: info@caritas.ua, гаряча лінія 0 800 336 734.
2. Призначення Eventica
Eventica — внутрішній робочий інструмент працівників і волонтерів Організації та організацій її мережі для реєстрації заходів, їх учасників (бенефіціарів) і взаємодій з організаціями-партнерами. Доступ до платформи та застосунку мають лише особи, яким Організація видала обліковий запис. Eventica не призначена для широкого загалу та для осіб, молодших за 18 років. Створити обліковий запис самостійно неможливо.
3. Які дані ми обробляємо
Дані користувачів (працівників і волонтерів): логін, імʼя та прізвище, роль, організація, назва моделі пристрою під час входу в застосунок, IP-адреса та час входу (для журналу безпеки).
Дані, які користувачі вносять у процесі роботи:
| Про кого | Які дані |
|---|---|
| Бенефіціари (отримувачі допомоги) | прізвище, імʼя, по батькові; дата народження; номер телефону; стать; статус (внутрішньо переміщена особа, місцева особа, репатріант, особа в транзиті); категорії вразливості; участь у заходах |
| Представники організацій-партнерів | прізвище, імʼя, по батькові; посада; контактний телефон |
| Організації-партнери | назва, код ЄДРПОУ або ІПН, тип, регіон, адреса та контакти, примітки |
| Заходи та взаємодії | назва, дата, мета, проєкт, послуга, місце проведення, громада, примітки, перелік учасників |
Окремі категорії вразливості (наприклад, «люди з інвалідністю», «людина з важкими захворюваннями», «вагітна жінка», «жертви насильства») є чутливими даними. Вони обробляються лише для визначення потреби в допомозі та звітності про надану допомогу.
Ці дані користувачі вносять від імені Організації в межах своїх службових обовʼязків. Бенефіціари та представники партнерів надають дані Організації безпосередньо під час отримання допомоги чи співпраці; Eventica є лише засобом їх обліку.
Застосунок не збирає геолокацію пристрою, контакти, фотографії, файли, ідентифікатори пристрою чи рекламні ідентифікатори і не містить сторонньої аналітики, трекерів або реклами.
4. Мета та підстави обробки
- облік гуманітарної та соціальної допомоги, наданої Організацією;
- звітність перед донорами та контролюючими органами (у зведеній або передбаченій договорами формі);
- внутрішній контроль, безпека системи та запобігання зловживанням;
- адміністрування облікових записів користувачів.
Обробка здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» на підставі згоди субʼєкта даних, наданої під час звернення по допомогу, та статутної діяльності Організації.
5. Де зберігаються дані та як вони захищені
Усі дані зберігаються на сервері Організації (eventica.caritas.ua). Мобільний застосунок передає дані виключно захищеним зʼєднанням (HTTPS). На пристрої зберігаються лише токени сесії в захищеному сховищі операційної системи та кешований профіль користувача; вони видаляються під час виходу з облікового запису.
Доступ до платформи захищений логіном і паролем, права доступу залежать від ролі та організації користувача, сесії обмежені в часі, невдалі спроби входу обмежуються, а дії користувачів фіксуються в журналі аудиту. Користувачі зобовʼязані не передавати свої облікові дані іншим особам.
6. Кому передаються дані
Персональні дані не продаються і не передаються третім сторонам з маркетинговою метою. Доступ мають лише уповноважені працівники Організації відповідно до їхніх ролей. Донорам та партнерам за проєктами передаються знеособлені зведені показники, якщо інше прямо не передбачено договором про реалізацію проєкту. Для розміщення сервера та формування звітів Організація може залучати постачальників технічних послуг, які діють за її дорученням і не мають права використовувати дані для власних цілей.
7. Строки зберігання
Дані про заходи та їх учасників зберігаються протягом строку реалізації відповідних програм і періоду звітності перед донорами, визначеного договорами та внутрішніми політиками Організації. Журнал дій користувачів автоматично очищається після завершення встановленого періоду зберігання.
8. Права субʼєктів даних
Бенефіціари, представники партнерів і користувачі мають право знати, які їхні дані обробляються, вимагати їх виправлення, обмеження обробки або видалення та відкликати згоду. Запити надсилайте на legal@caritas.ua або через форму зворотного звʼязку. Ми відповідаємо у строки, встановлені законодавством.
9. Видалення облікового запису та даних
Облікові записи створює та деактивує Організація. Щоб видалити обліковий запис користувача або дані, внесені через Eventica, зверніться до адміністратора системи вашої організації або на legal@caritas.ua.
10. Зміни політики
Оновлену редакцію політики ми публікуємо за цією ж адресою із зазначенням дати. Суттєві зміни доводяться до відома користувачів через платформу.